Erstellung klickbarer PDFs mit Office 2007

Aus Office 2007 Anwendungen heraus kann man in einfacher Weise "mit Microsoft Hausmitteln" klickbare pdf-Dokumente erstellen.

 

Zunächst muss ein Office Add-in installiert werden. Hier der Download-Link für das Office 2007-Add-in: "Speichern unter - PDF oder XPS" http://www.microsoft.com/downloads/de-de/details.aspx?FamilyID=4d951911-3e7e-4ae6-b059-a2e79ed87041

 

  • Sobald das Add-In installiert ist kann über den runden Office-Button (oben links) in der jeweiligen Office-Anwendung bei geöffneter Datei der "Speichern unter" Dialog aufgerufen werden (mit dem Maus-Cursor auf den Menüeintrag zeigen, aber nicht klicken und dann auf die rechten Einträge navigieren).
  • Im "Speichern unter" Dialog wird als Dateityp "PDF oder XPS" ausgewählt
  • Dateiname für die pdf-Datei eingeben Dateityp auswählen (pdf oder xps)
  • Unter "Optimieren für" kann ausgewählt werden, ob die pdf-Datei in möglichst kleinem Umfang und ohne Hilfsmittel zur Dokumenten- navigation gespeichert werden soll. Sollen klickbare Links in der pdf-Datei zur Verfügung stehen, wähle man hier "Standard".
  • über den "Optionen..."-Button (er befindet sich oberhalb des "Veröffentlichen"-Buttons) können weitere Einstellungen vorgenommen: z.B. Anzahl der Seiten einschränken, Anzeige der Markups in der pdf Datei.
  • für klickbare pdf-Dokumente ist in den Optionen der Bereich "nicht druckbare Informationen einschließen" wesentlich:
    • sobald die Standard-Optimierung (s.o.) ausgewählt wurde, sind auch die "Dokumentenstrukturtags für Eingabehilfen" automatisch aktiviert. Mit Ihnen bleiben alle im Dokument enthaltenen Links (Inhaltsverzeichnis, Querverweise, Textmarken, http) klickbar.
    • mit der Option "Textmarken erstellen mithilfe von Überschriften" werden für die Überschriften Lesezeichen erzeugt, die in der pdf-Datei links vom Text direkt aufgerufen werden können.
    • es kann auch ausgewählt werden, dass Lesezeichen über die Word-Textmarken erstellt werden (was im Normalfall eher nicht zur Anwendung kommt) sind die "Dokumenteneigenschaften" aktiviert, so werden diese in die pdf-Datei übernommen.
  • nachdem die gewünschten Optionen gewählt wurden, diese mit OK bestätigen.
  • die pdf-Datei wird über den "Veröffentlichen"-Button erstellt.

 

siehe auch:

http://office.microsoft.com/de-de/word-help/speichern-als-pdf-oder-xps-HA010354239.aspx?CTT=1

 

und:

http://www.microsoft.com/business/smb/de-ch/tipps/office/2007/dokumente_als_pdf_speichern.mspx

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